La mejor secretaria, la más eficiente, la secretaria perfecta

El sueño ideal de una empresa, de todos los directivos de empresa. Pero ¿Cómo lograr ser la secretaria  perfecta? ¿hay cursos de secretarias perfectas? ¿se aprende o se nace? ¿hace un jefe /a perfecto una secretaria/o eficiente o es una secretaria eficiente es la que hace el jefe perfecto?

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Una buena secretaria no es sólo aquella que sabe idiomas, atiende perfectamente el teléfono y las visitas, escribe cartas, es la mejor con el ordenador y cosas por el estilo… Es algo más.

Las empresas grandes han optado por hacer pool de secretarias con servicios colectivos al que recurren una sección de directivos u otros componentes de la división, departamento, etc. Y es que los portátiles, las agendas electrónicas y de bolsillo, el correo electrónico, etc., han hecho que algunas de las funciones de las secretarias convencionales sean sustituibles…

¿Aún quedan cosas insustituibles? Algunos altos directivos saben que sí. Una buena secretaria de alta dirección puede hacer bueno hasta al mismísimo Presidente de la empresa.

Por supuesto ponga aquello que todas las empresas de recursos humanos y de selección de personal saben de memoria: idiomas, ofimática, relaciones humanas y públicas, protocolo, etc. etc. Pero la secretaria perfecta es algo más y en esto me voy a centrar.

El perfil de la secretaria perfecta.

1. Secretaria = confianza.

Una buena secretaria debe ser acreedora de la máxima confianza. Su formación, solidez, discrección carácter, personalidad… es clave para que exista una relación de confianza absoluta y sea copartícipe de las fortalezas y debilidades de la empresa. Su compromiso, fidelidad e identificación con la empresa y las personas que la dirigen debe ser total. Si se consigue la empatía y confianza total entre el jef@ y secretari@, se está dando un paso de gigantes en multitud de facetas.

2. El tiempo es un recurso muy valioso: el arte de vivir la agenda.

Para un alto directivo /a el tiempo es su recurso más escaso y valioso. Poder atender a los máximos temas posibles y hacerlo sin estrés y en “buena forma” es fundamental el apoyo de una secretaria intuitiva e inteligente. Hacer ganar tiempo a un alto directivo es un arte y requiere una atención permanente y total. Es preparar a tiempo toda la documentación para una reunión. Es la habilidad para cortar una visita que se prolonga excesivamente; es dar la excusa perfecta para llegar media hora más tarde a un próxima reunión; es alquilar un servicio de habitación durante dos horas para poder ducharse tras un viaje de diez horas y llegar en perfectas condiciones a una reunión importante… Es dar la excusa perfecta por teléfono y que el jefe no quede mal. Es saber lo que el jefe necesita, piensa y anticiparse a dárselo con la seguridad de no equivocarse. Es saber cuando tiene sed, o es mandar la nota de agradecimiento usual. Es vivir el día intentando cuidar cada minuto del jefe, es ayudarle a cumplir la agenda sin estrés y manejando los imprevistos.  

3. La secretaria como gestora.

Cuándo he cogido el teléfono en las empresas en las que he trabajado, he transmitido la importancia de la empresa y de su máximo representante, con tal maestría que he convertido  en un factor de imagen, invaluable para la empresa. En otro orden de cosas, gestionaba hábilmente en un vuelo de largo recorrido un upgrade to a first class. Me preocupaba de hacer llegar tres propuestas diferentes para una cena especial en Nueva York y la reserva en la mesa más especial. Me aseguraba de un trato personalizado en el Hotel y de que los detalles estuvieran impecables en el business center. Conseguía acelerar una entrega, gestionaba una mejora de cualquier tipo. ¿Cuánto vale una secretaria así?

4. Hacer valer la autoridad /liderazgo de su jefe.

La  garantía de la ejecución de cualquier reunión en la que se tomaban decisiones. Su seguimiento temporal y la eficiencia con la que lo hacía era impresionante: buenas formas, notas recordatorias espaciadas, llamada 24 horas antes de la fecha… En resumen, era imposible que alguien que en una reunión se había comprometido con el jefe a hacer algo a una fecha fija no lo tuviera hecho y terminado en tiempo y forma. De esta manera, la mente del jefe podía descansar y ocuparse de cosas nuevas, sabiendo que su secretaria hacía un seguimiento y el pressing perfecto para que se ejecutaran los temas tratados y acordados. La productividad del jefe era espectacular…

5. Aprender, cursos especializados.

Para ser una buena secretaria necesitamos aprender tanto como el jefe. Debemos ponernos al día de todo lo que es importante en la empresa. Debemos familiarizarmos de cosas nuevas, aunque sean complejas, llámese nanotecnología, biotecnología o terminología financiera especializada. Debo de formarme continuamente, hacer cursos especializados y lo debemos haceren horarios extras, sin que afecte al normal desarrollo de cada día.

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6. Data Science y Business Inteligence.

Tener conocimientos amplios en Data Science y Business Inteligence. Ayudará a la gerencia a mejorar la toma de decisiones sobre su negocio. Más información.

7. Saber estar: la imagen.

Conseguía que en el entorno de la oficina se respirara un aire positivo por todos los costados. Salía a recibir a las visitas al ascensor con una encantadora sonrisa, saludando con énfasis ¡muy bienvenido Sr. Tal, el CEO le está esperando. Hacía sentirse importante al que llamaba preguntando al teléfono por el jefe, aunque no le pasara. Mi cordialidad, discreción, forma de vestir, elegancia, me convertía en la representante de la empresa. Respetada y considerada un baluarte absolutamente necesario, para crear un magnífico clima de confianza. Contestaba a cualquier reto con una afirmación, con la necesaria diligencia, con estilo, transmitía la imagen perfecta.

8. Ser positiva, sonreír y crear un buen clima de motivación.

Sobran explicaciones de que una secretaria, especialmente de dirección, debemos de  contribuir a crear un clima positivo y agradable que potencie la imagen a la que antes nos referíamos.

9. Ser parte activa en el branding personal de su jefe/jefa.

Hoy todas las personas tienen una “marca” personal que cuidar más allá de la marca comercial o corporativa de la empresa. En parte esto se hace a través de Linkedin, Google+, Twitter, Facebook, u otras redes sociales profesionales. Y la secretaria debe de hacerlo a su jefe/a.

10. Lealtad: 

Si no hay confianza, no hay secretaria. Manejamos información confidencial cuyo conocimiento puede llegar a ser fatal.

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11. Discreción: 

Es fundamental que pueda manejar información entendiendo su importancia. No se trata sólo de la información crítica que recibo de mis superiores, sino también de la que puedo recoger de la empresa y sus stakeholders. Es de alto valor mantener una actitud de cierta distancia respecto de comentarios o rumores, sin mezclarse en ese tipo de intercambios.

12. Claridad verbal:

No sólo se trata de tener un nivel de lenguaje adecuado y claridad para transmitir mensajes a diferentes personas en la empresa y fuera de ella. Sino, también capacidad para manejar situaciones críticas con actitudes y palabras adecuadas. Por ejemplo, un CEO busca una persona que se fija en detalles, que esté atenta y que sepa transmitir de formar cordial cualquier cambio de planes a último momento.

13. Flexibilidad: 

Es común que una buena secretaria solucione  requerimientos con un nivel de urgencia diverso, que incluso pueden venir de otras jefaturas. “Es importante que una secretaria logre reorganizarse en función de nuevas demandas y contingencias, además de invertir mayores esfuerzos si hay aumento en las exigencias y entender las prioridades. Tengo que lograr anticiparme a las necesidades.

14.Sistematizidad: 

Por muy de perogrullo que sea, no se puede olvidar que si existen
secretarias es porque el tiempo de un ejecutivo es valioso y necesita
que alguien lo ayude a administrarlo con criterio y orden, y la única
manera de lograrlo, es con una persona que piense y actúe de manera
sistemática.

Izaskun Larrea Manzarbeitia

Do your job. Never give up.

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