Tecnologías como correo electrónico, correo de voz, dispositivos móviles y calendarios en línea han permitido a los gerentes de todos los niveles operar con un mayor grado de autosuficiencia. Al mismo tiempo, las empresas se han enfrentado a una enorme presión para reducir costos, reducir el número de empleados y aplanar las estructuras organizativas. Como resultado, el número de asistentes en los niveles corporativos más bajos han disminuido en la mayoría de las corporaciones. Eso es lamentable, porque los asistentes eficaces pueden hacer enormes contribuciones a la productividad en todos los niveles de la organización.

A niveles muy altos, el retorno de la inversión de un asistente cualificado puede ser sustancial. Considere un alto ejecutivo cuyo paquete de compensación total es de  100.000€ anualmente, que trabaja con un asistente que gana  25,000€. Para que la organización se equilibre, el asistente debe hacer que el ejecutivo sea 25% más productivo de lo que él o ella estarían trabajando en solitario, por ejemplo, el asistente necesita ahorrar al ejecutivo aproximadamente veinticinco horas en una semana laboral de 60 horas.

En realidad, los buenos ayudantes salvan a sus jefes mucho más que eso. Se aseguran de que las reuniones comienzan a tiempo con el material de preparación entregado por adelantado. Optimizan los horarios de viaje y permiten la toma de decisiones a distancia, manteniendo los proyectos en marcha. Y filtran las distracciones que pueden convertir a un gerente en un tipo reactivo que pasa todo el día respondiendo correo electrónico en lugar de un líder que proactivamente establece la agenda de la organización.

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Un asistente de primera categoría “es crucial para ser productivo”.

Eso es cierto no sólo para los altos ejecutivos. En su afán por reducir los gastos administrativos, muchas empresas han ido demasiado lejos, dejando a innumerables gerentes de alto y medio nivel altamente remunerados para organizar sus propios viajes, presentar informes de gastos y programar reuniones. Algunas compañías pueden sentirse atraídas por la noción de igualitarismo que creen que esta estructura sin asistente representa -cuando los trabajadores ven al jefe cargando el papel en la máquina de copiar, según la teoría, se crea un espíritu “estamos todos juntos”. Pero como una práctica de gestión, la estructura rara vez tiene sentido económico. En términos generales, el trabajo debe ser delegado al empleado de menor costo que puede hacerlo bien. Hay demasiado trabajo administrativo y muy pocos asistentes a los que se puede asignar.

Conceder a los gerentes medios acceso a un asistente -o recursos compartidos- puede dar un rápido impulso a la productividad, incluso para que las empresas estén bien administradas. Las empresas también deben pensar en los beneficios de desarrollo que proporcionan los asistentes para los gerentes de futuro. 

Un asistente con experiencia puede ser particularmente útil si el gerente es un nuevo empleado. El asistente se convierte en un recurso crucial en el embarque, ayudando al administrador a leer y entender la cultura organizacional, guiándolo a través de sus diferentes (y difíciles) personalidades, y sirviendo como una caja de resonancia durante la aclimatación. De esta manera, los asistentes on más que un activo de productividad: son mentores inversos, utilizando su experiencia para enseñar a los nuevos ejecutivos cómo se espera que las personas se comporten a ese nivel en la organización.

Obtener el máximo provecho de los asistentes

Dos factores críticos determinan como de bien gerente utiliza a un asistente. La primera es la disposición del ejecutivo a delegar parte de su carga de trabajo en el asistente. La segunda es la disposición del asistente a estirarse más allá de su zona de confort para asumir nuevas responsabilidades.

Delegar sabiamente.

Los ejecutivos más eficaces piensan profundamente en las piezas de su carga de trabajo que pueden ser tomadas o reestructuradas para ser tomadas parcialmente por el asistente.La redacción de respuestas a los correos electrónicos es una tarea central para prácticamente todos los asistentes. Algunos ejecutivos tienen asistentes para atender las llamadas telefónicas con el fin de organizar y hacer un seguimiento de los elementos de acción.

Hoy en día, muchos asistentes están asumiendo más funciones de supervisión: están manejando el flujo de información, tratando con la gestión financiera , asistiendo a reuniones y haciendo planificación y organización. Los ejecutivos pueden ayudar a empoderar a sus asistentes dejando claro a la organización que el asistente tiene autoridad real. El mensaje que el ejecutivo debe transmitir es: “Confío en que esta persona me represente y tome decisiones”.

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No todos los ejecutivos son adecuados para este tipo de delegación. Algunos se han acostumbrado tanto a hacer sus propias tareas administrativas que no se comunican bien con los asistentes. Estos gerentes deben pensar en los asistentes como activos estratégicos y darse cuenta de no es parte de su trabajo.

 

Una asistente tiene que trabajar duro

Los grandes asistentes proactivamente buscan maneras de mejorar sus habilidades. Yo durante mi experiencia laboral y hasta ahora, trabajo muchas noches para mejorar las presentaciones y mejorar mis habilidades. Aprendo nuevas tecnologías para mejorar mi desempeño.

En comparación con los gerentes de otros países, los Estados Unidos hacen un mejor trabajo delegando trabajo importante a sus asistentes y tratándolos como una parte real del equipo directivo. Fuera de los Estados Unidos, los requisitos educativos para los asistentes son menos intensivos, los salarios son más bajos, y el papel se describe más típicamente como asistente personal.

¿Puede el ejecutivo confiar y delegar?  No todas las relaciones jefe-asistente se hacen en el cielo, pero la capacidad de un asistente para manejar los conflictos con su gente puede ser un indicador importante de su capacidad general.

Encontrando el ajuste correcto

Contratar al asistente adecuado puede ser un desafío. De alguna manera, es más complicado , porque la química personal y la dinámica individual son tan importantes y a veces más que las habilidades o la experiencia.

Los asistentes expertos entienden las necesidades y características tácitas de las personas con las que trabajan. Tienen altos niveles de inteligencia emocional: responden a señales sutiles y reaccionan adecuadamente. Prestan mucha atención a los cambios en el comportamiento y el temperamento de su ejecutivo y entienden que el tiempo y el son el fundamento de una buena relación de trabajo.

Un buen asistente aprende rápidamente lo que un ejecutivo necesita, cuáles son sus fortalezas y debilidades, lo que podría desencadenar, la ira o el estrés, y la mejor forma de acomodar su estilo personal.

Los errores más comunes que un asistente hace son la mala interpretación de la cultura corporativa, no construir puentes con otros asistentes, no hacer preguntas suficientes sobre las tareas, no aceptar demasiado trabajo y hablar con partes externas sin autorización.

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En pocas palabras, los mejores asistentes ejecutivos son indispensables. Microsoft nunca desarrollará software que pueda calmar a un gerente, evitar una crisis mediante la redacción de un correo electrónico mal redactado, suavizar las plumas de un cliente y resolver una amenaza de problemas de recursos humanos -todo en una sola hora y todo sin interrumpir al gerente.

Los asistentes ejecutivos dan a las empresas y gerentes un rostro humano. Son solucionadores de problemas, traductores, asistentes del servicio de ayuda, diplomáticos, bases de datos humanas, consultores de viajes, embajadores en el mundo interior y exterior, analista de datos, etc…

Después de años de recortar, las empresas pueden aumentar la productividad teniendo más gerentes con este tipo de ayuda y los ejecutivos que tienen la suerte de contar con un asistente cualificado pueden beneficiarse al encontrar maneras de delegarle trabajo de nivel superior a él o ella. Relaciones ejecutivo-asistente son las asociaciones de negocios: Son fuertes y triunfan como personas inteligentes. De hecho, son ganar-ganar-ganan porque finalmente las compañías cosechan los beneficios.

Izaskun Larrea

 

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