Los buenos gestores de proyectos pueden marcar la diferencia entre un proyecto exitoso y uno fallido. Deben tener sentido común, habilidades organizacionales y habilidades interpersonales para poder abordar proyectos complejos. Si te acabas de convertir en un gestor de proyectos, hay varias cosas que puedes hacer para garantizar un clima laboral positivo y un resultado exitoso.

1. Identifica y comunica un objetivo. Con los proyectos más grandes, habrá muchos pasos más pequeños a lo largo del camino. Independientemente de la cantidad de las personas o pasos que estén involucrados, asegúrate de que se mantengan concentrados en el resultado final. La habilidad de no perder de vista el objetivo es una característica distintiva de los gestores de proyectos exitosos.[1]

  • Concentrándote en el panorama general, mantienes al equipo concentrado en un objetivo compartido más que en objetivos o intereses personales. Por ejemplo, si el objetivo es abrir una tienda minorista en el centro, el equipo puede mantenerse concentrado en eso. Si un miembro del equipo indica que en realidad les interesarían varias ilustraciones en el centro comercial, puedes mantener el equipo en el objetivo recordándoles que ya han establecido un objetivo claro.
  • Esclarece el objetivo. Comunícalo verbalmente (por ejemplo, en una reunión) y por escrito (por ejemplo, en un correo electrónico o en una nota). De esta manera, los miembros del equipo siempre pueden revisar el objetivo establecido como una referencia.
2. Prioriza las tareas importantes. Cada proyecto tiene ciertas cosas que son más importantes o impactantes para el éxito. Hazlas primero. Si no priorizas las partes más importantes del proyecto, puedes quedarte en distracciones o detalles pequeños.[2]

  • Como gestor de proyectos, tus tareas podrían ser revisar el progreso de los miembros del equipo o hacer un seguimiento de las reuniones. Recuerda que el equipo podría estar esperando que apruebes ciertas decisiones o le des el visto bueno a las cosas antes de que puedan seguir adelante.
  • Una forma de hacerlo es completando todas las tareas importantes a primera hora de la mañana. No sigas con el resto hasta que hayas terminado.
  • Tal vez sea necesario que desactives todas las notificaciones del correo electrónico o que apagues tu celular para evitar distraerte por alertas externas.
  • Una vez que termines los elementos de alta prioridad, descansa rápido y sigue con los elementos posteriores de la lista.
3. Maximiza la eficacia. Como el gestor de proyectos, es tu responsabilidad llevar un registro de todas las piezas móviles. Si hay algo que ves como un obstáculo o bache potencial, sigue pasos para lidiar con eso antes de que atrase todo el proyecto.[3]

  • Recuerda que más vale prevenir que curar. Por ejemplo, si no has actualizado tu sistema informático por un tiempo, podría ser tentador mantener el sistema funcionando tal cual. La actualización del sistema y la capacitación de los empleados sobre la tecnología podrían tomar tiempo y desacelerar las cosas al inicio. Sin embargo, este tiempo podría ser bien gastado cuando en realidad haga que la oficina sea más eficaz y productiva una vez que implementen la tecnología.
  • Pregúntales a los miembros del equipo si hay cosas que no has notado y que podrían mejorar la eficacia.
4. Comunica el plan con eficacia. Un gestor debe comunicar. En cada paso, asegúrate de que los miembros del equipo sepan lo que se espera de ellos y cuál es el plazo.[4]

  • Utiliza varios métodos de comunicación. Habla con el equipo en persona, usa tablones de anuncios, envía correos electrónicos individuales y grupales.
  • Siempre busca comprender a los demás, así como ser comprendido por ellos. Esto quiere decir que debes preguntar y escuchar, ambos de los cuales son aspectos importantes de la comunicación eficaz.

 

 

Izaskun Larrea Manzarbeitia

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